Bei einer Veranstaltung mit 450 Gästen, 10 Vortragenden und mehr als 40 beteiligten Fachkräften ist die Bildregie nur ein Teil der Arbeit. Für Mentes Inversoras arbeiteten wir sechs Monate daran, aus dem Programm einen abgestimmten Produktionsablauf zu entwickeln: Inhalte, Ablaufplan, Kameras, Ton, Projektion, Einlass und Wege der Teams.
Die Veranstaltung fand im Kinépolis Valencia statt. Für die Mehrkameraproduktion kamen fünf Kameras zum Einsatz. Wir begleiteten das Geschehen im Saal, zeichneten die Vorträge auf und sammelten Material für die anschließenden Filmbeiträge.
Das Video verbindet Aufnahmen von Bühne und Publikum mit Interviews, die abseits der Vorträge entstanden. Ein zweites Team konnte dort unter eigens eingerichteten Licht- und Tonbedingungen Gespräche aufzeichnen, ohne das Hauptprogramm zu stören.
Die Aufgabe: den Saal gestalten und die spätere Nutzung des Materials mitdenken
Zuerst legten wir fest, was das Publikum erleben sollte und welches Material die Veranstalter anschließend benötigen würden. Vorträge, Bühnenauftritte, Podiumsdiskussionen und Reaktionen aus dem Publikum verlangten unterschiedliche Aufnahmen. Hinzu kamen ein Veranstaltungsrückblick, Interviews und Formate für soziale Medien.
Diese Übersicht bestimmte den Rhythmus des Programms und die Anforderungen an Bild und Ton. Stehen die benötigten Filmbeiträge vor dem Aufbau fest, hat jede Kamera eine klare Aufgabe. Das Team weiß dann, welche Momente es unbedingt festhalten muss.
Dabei unterschieden wir drei Arbeitsebenen. Die redaktionelle Ebene umfasste Vorträge, Gespräche und die Präsenz der Marke. Die technische Ebene betraf Signale, Mikrofone, Licht, Projektion und Kamerapositionen. Zur organisatorischen Ebene gehörten Einlass, Wechsel auf der Bühne, Pausen und Wege. Alle drei mussten in einem gemeinsamen Plan zusammengeführt werden.
Vorproduktion: Ziele, Website und Ablaufplan
Das Veranstaltungserlebnis begann schon vor dem Betreten des Saals. Wir wirkten am Konzept der Website von Mentes Inversoras mit, die in Zusammenarbeit mit Whiteblock Agency entstand. Sie bündelte Informationen zur Veranstaltung und stellte die Vortragenden vor. Die Kommunikation im Vorfeld und das Programm vor Ort brauchten eine gemeinsame, klare Struktur.
Ein Ablaufplan für alle Teams
Jeder Programmwechsel löste mehrere Schritte aus: Die Bühnenregie bestätigte den Auftritt, der Ton bereitete das Mikrofon vor, die Bildregie stellte die passende Einstellung sicher, die Bildschirmtechnik spielte die Inhalte aus und eine seitliche Kamera begleitete den Weg auf die Bühne. Der Ablaufplan führte diese Einsätze in einer gemeinsamen Reihenfolge zusammen.
Das Dokument verband Produktion, Bildregie, Kamerateam, Ton, Licht, Bildschirmtechnik, DJ, Gästebetreuung, Catering und Transport. Bei mehr als 40 beteiligten Fachkräften musste es auch Zuständigkeiten und Alternativen für Zeitplanänderungen festhalten.
Während der sechsmonatigen Vorbereitung floss jede Entscheidung, die das Programm betraf, in diesen Plan ein. So wurden Abhängigkeiten vor der Veranstaltung sichtbar: Ein Auftritt brauchte Musik und eine Kamera, eine Podiumsdiskussion eine andere Verteilung von Mikrofonen und Einstellungen. Eine Pause veränderte die Abläufe beim Einlass, beim Catering und auf den Bildschirmen.
Die Technik: fünf Kameras, Vorschaumonitore und Projektion
Bei der technischen Begehung ordneten wir jeder Position eine Aufgabe zu, prüften die Sichtachsen und planten Wege, die das Publikum nicht behinderten.
- Kamera für die Totale: Sie behielt das gesamte Geschehen im Bild und sicherte die Kontinuität.
- Telekamera im Publikumsbereich: Der Kameramann arbeitete aus einem Sitzbereich heraus und nahm entlang der Bühnenachse halbnahe Einstellungen und Nahaufnahmen auf.
- Erhöht montierte, ferngesteuerte Kamera: Sie erfasste das Gesamtgeschehen, ohne die Gänge zu belegen.
- Mobile Kamera auf der linken Seite: Sie begleitete die Vortragenden auf ihrem Weg zur Bühne.
- Mobile Kamera auf der rechten Seite: Sie hielt Publikum, Reaktionen und Atmosphäre fest.
Signalwege und Regie im Kinosaal
Im Kinépolis Valencia musste die Präsentation zuverlässig am Projektor ankommen. Der Signalweg verband den PowerPoint-Rechner, einen ATEM-Bildmischer und das Projektionssystem des Saals. Die Bildregie mit vMix befand sich im oberen Geschoss. Auf Bühnenebene stand der DJ links, während Ton und PowerPoint rechts untergebracht waren.
Zwei Vorschaumonitore vor den Vortragenden machten die Präsentation sichtbar, ohne dass sie sich zur großen Leinwand umdrehen mussten. Bei der technischen Begehung prüften wir außerdem Objektive, Gegenlicht, Verkabelung, Kommunikation und die Entfernungen zwischen den Arbeitspositionen.
In den Tests prüften wir den gesamten Signalweg von der Präsentation bis zur Leinwand und das Kamerabild bei laufender Projektion. So ließ sich vermeiden, dass eine am Rechner gut lesbare Folie im Saal an Klarheit verlor oder in den Aufnahmen der Vortragenden nicht funktionierte.
Leinwand, Bildausschnitt und Ton
Die Kinoleinwand beeinflusste die Bühnengestaltung. Wir legten einen Bereich für die Vortragenden fest, in dem sie die wesentlichen Inhalte der Folien nicht verdeckten, und prüften die Bildausschnitte mit dem tatsächlich vorgesehenen Projektionsmaterial.
Die Tonplanung berücksichtigte sowohl den Saal als auch die Aufzeichnung: Mikrofone, PA, Mischung und das Signal für die Bildregie. Die musikalischen Übergänge des DJs wurden in den Ablaufplan aufgenommen, damit Eröffnung, Programmwechsel und Abschluss aufeinander abgestimmt waren.
Die Kommunikation zwischen Regie, Kameras und Bühne vervollständigte den Aufbau. Die Bildregie gab Einstellungen und Wechsel vor, die Bühnenregie bestätigte die Bereitschaft für den nächsten Beitrag. Ton und PowerPoint führten ihre Einsätze nach dem Ablaufplan aus. Diese Rückmeldungen verringerten den Bedarf an improvisierten Entscheidungen während der Veranstaltung.
Durchführung und Logistik
Während der Veranstaltung hielt die Kamera für die Totale eine verlässlich nutzbare Einstellung, wenn die mobilen Kameras ihre Position wechselten. Die Bildregie wählte das jeweilige Signal aus, während das Bühnenteam den nächsten Beitrag vorbereitete.
Zur Logistik gehörten das Catering mit Racó de l’Arnau, Einlassbetreuung und Premiumbereich mit Must Eventos sowie Transportunterstützung durch Alba-Car. Jede Änderung bei einer Ankunft oder Pause wirkte sich auf das Programm aus. Die Produktion gab solche Änderungen deshalb weiter, bevor der nächste Programmpunkt begann.
Die Interviews wurden separat aufgenommen, mit einem eigenen Team und in einem eigenen Bereich. So konnten die Gespräche parallel aufgezeichnet werden, ohne die Vorträge zu beeinträchtigen.
Bei einer Produktion dieser Größe kommt es auf kurze, klare Kontrollpunkte an: Ist die nächste Person bereit für ihren Auftritt? Liegt die richtige Präsentation vor? Ist das Mikrofon einsatzbereit und hat die Bildregie eine nutzbare Einstellung? Ändert sich eine Voraussetzung, zeigt der Ablaufplan, welche Gewerke informiert werden müssen.
Die benötigten Filmbeiträge stehen vor der Veranstaltung fest
Veranstaltungsrückblick, Interviews und Inhalte für soziale Medien waren bereits Teil der Vorproduktion. Jeder Beitrag brauchte passende Aufnahmen und eine eigene Tonbearbeitung.
Vor dem Einlass muss außerdem klar sein, was durchgehend aufgezeichnet wird, welche ergänzenden Aufnahmen in den Pausen entstehen sollen und wie das Material für den Schnitt gekennzeichnet wird. Die Planung der Filmbeiträge hilft, Zeit, Personal, Technik und Speicherplatz passend zu bemessen. Sie gibt der späteren Materialauswahl ein konkretes Ziel.
Dieser Aufbau war auf das Programm, den Saal und die benötigten Filmbeiträge von Mentes Inversoras abgestimmt. Kamerazahl und Teamaufteilung richten sich bei jeder Veranstaltung nach den jeweiligen Anforderungen.
Checkliste: eine audiovisuelle Veranstaltung planen
- Kommunikationsziel und gewünschtes Erlebnis im Saal festgelegt.
- Benötigte Filmbeiträge und Formate vor der Planung der Aufnahmen abgestimmt.
- Redaktioneller und technischer Ablaufplan in einer einzigen aktuellen Fassung verfügbar.
- Technische Begehung mit Bildregie, Kamerateam, Licht und Ton durchgeführt.
- Positionen, Wege und Sichtachsen geprüft.
- Mikrofone, PA, Vorschaumonitore und Aufzeichnungssignal festgelegt.
- Präsentationen, ATEM, Projektor und alternative Wiedergabemöglichkeiten getestet.
- Einlass, Catering und Transport mit dem Programm abgestimmt.
- Für jedes kritische System eine verantwortliche Person und eine Ausweichlösung benannt.
- Zeitplan für Sicherungskopien, Schnitt und Freigabe vereinbart.
Wenn Sie eine Veranstaltung planen und Mehrkameraproduktion, Inhalte und Organisation aufeinander abstimmen möchten, sehen Sie sich unsere Eventprojekte an oder erzählen Sie uns, was im Saal passieren soll.
